こんにちは。
今回は仕事において、重要な内容でもないのに逐一通話（WEB会議）をしたがる人の心理や解決策について、自分なりに考えてみました。
例えば、私の周りには以下のようなタイプの人がいます。
(重要度低くて、すごい軽い内容ならチャットに送っといて欲しいんだけど…。
急ぎでもないのに何故、通話…？)
この方は、「5分程度・10分程度・15分程度」と少ない時間を提示し、たった少しの時間だから「いいでしょ？」と、重要ではない内容にも関わらず、いちいち通話や雑談をしたがります。
この方の場合、「話を伝えて自分が何かに安心したい。」「ついでに何かお願いしたい」「通話の方が楽」という、自己都合の意図が強い気がしています。
通話であーだこーだ言われても、こちらが気を使って逐一メモしなければいけませんし、聞き逃した場合、相手は「伝えました」という一点張りができてしまします。
そして、メールやチャットならば、意図も理解しやすいし、こちらは後ほど見返すことができます。そして、伝えた・伝えてないの証拠も確保できます。
私は普段いろいろな業務を重ねてやっているため、集中力が切れる原因となる通話は、重要な場合でない限りしたくないタイプの人間です。
作業を集中してやっている合間に、ピコピコとチャットが飛んでくるのは、ミュートなどでどうにか集中を担保できますが、
通話となると強制的に集中力を切らされてしまい、通話前には一旦作業に区切りをつけなければなりませんし、通話後から再度集中モードに切り替えるのに、時間がかかってしまいます。
今回は同じ様な悩みの方がいらっしゃるのでは…と思ったので、こういった相手の心理や自分はどうに対処すべきかをまとめてみました。
仕事において、必要性が低い内容にも関わらず逐一「通話」や「テレビ電話」をしたがる人の心理
複雑な内容の認識合わせなど、通話やWEB会議（テレビ電話）がチャットやメールよりも効率的な場面はもちろんあると思いますが、
今回の話の前提は、以下の様な人についてのお話となります。
- 重要性が低い内容にも関わらず、わざわざ通話（テレビ電話）で話をしたがる人
- 「数十分だからいいでしょ？」という感性の方
- 相談したい具体的な内容を書かない人
- とりあえず、通話（テレビ電話）で呼び出そうとする人
まず、必要性が低い内容にも関わらず逐一「通話」や「WEB会議」をしたがる人の心理としては、大きく以下の4つがあるのではないかと思います。
- 対話の方が自分にとって楽・直接伝えた安心感【自信がない or 依存気質】
- 相手の時間やペースを考慮していない【自分のやりやすさ優先】
- 信頼や確認の不安【誤解されるのが怖い】
- 自分が暇なので、相手もちょっとの時間なら問題ないと錯覚している
まずは一つ目から、紹介していきます。
対話の方が自分にとって安心【自信がなく、依存気質】
WEB会議や直接の会話を好む人は、「文字だけでは伝えきれない」と無意識に感じていることが多い印象です。例えば、以下の様なパターンです。
- 文字での伝え方に自信がなく「その場で確認しながら話せばミスがないだろう」と思っている。
- 安心感や自己満足が目的になってしまっている。
「直接話せば全部伝わる」という、相手のことを考えられない人に多い気がします。しっかり伝えたいなら、文字でも残すのが礼儀ですよね。
相手の時間やペースを考慮していない【自分のやりやすさ優先】
相手の状況を考えるよりも「自分のやりやすさ」を優先しているパターンです。
- 「軽く話すだけだから」と思っているため、相手にとっての負担を軽視している。
信頼や確認の不安【誤解されるのが怖い】
文字だけでは「ちゃんと伝わっているか」「相手が理解したか」不安なので、直接話すことで確実性を感じたいのかもしれません
- 過去に何かがあり「誤解されるのが怖い」といった心理も関係している可能性。
結局のところ、暇である【当人は時間に余裕がある】
重要かつ急ぎの内容なので「通話する」はわかりますが、
今回、私が紹介しているケースは、「打ち合わせの日までわざわざ決めて、ちょっとした内容を通話（テレビ電話）する」というケースです。
通話する時に集中力が切れるのは相手も同じです。
にも関わらず、何故相手は集中力が途切れる通話を、逐一求めるのか…？
それは、単純に相手は「自分にとって重要度が高く、急ぎの仕事をしていない ＝ 暇である」ということが当てはまると思います。
仕事で必要性が低い内容にも関わらず「通話」や「テレビ電話」をしてくる人に、どうしてストレスが強くなるのか？
必要性が低い内容にも関わらず「通話」や「テレビ電話」をしてくる人に、かなりストレスを感じる理由に以下の2つが当てはまるかと思います。
- やることがあるのに、くだらない内容で集中力を中断されることの理不尽さ
- 「重要度の低さ」がわかるため不信感を感じてしまう
集中力を中断される理不尽さにストレス
仕事の集中が途切れることは、生産性や精神的な安定を損ないますよね。
電話やビデオ通話は「事前準備」や「対応時間」に加えて、集中力がリセットされることによる弊害など、思っている以上に時間を奪われるかと思います。
自分のリズムを壊された際に、強い嫌悪感を感じる方は特に辛いかと思います。
私はこのタイプです…。
「重要度の低さ」がわかるため、不信感
「些細な内容なのですが、5分だけいいですか…」
など、「重要ではない」と、連絡をしてきた当人が言っているのに、わざわざ伝達手段をビデオ通話や電話で提案されることが、効率を無視しているように感じられ不信感を感じるため、イライラしてしまうのだと思います。
「ちょっと、5分だけいいですか…？」
また、上記の様に具体的な内容を言わないで通話を要求してくる方もよく見られますが、こちらの時間を軽視したかなり失礼な言葉だと思っています。
仕事で必要性が低い内容にも関わらず「通話」や「テレビ電話」をしてくる人への対処法
必要性が低い内容にも関わらず「通話」や「テレビ電話」をしてくる人へは、以下の様な対処はいかがでしょうか…？
- 代替案を提案する
- 相手の意図を確認する
- ルールを設定する
代替案を提案する
例えば、「もし軽い内容であれば、メッセージで送っていただけると助かります。」など
「今回はメッセージが一番効率的ですよね？」と優しく誘導します。
今までの経験ですが、ここで「私は忙しい」を強調して「忙しいのでメッセージにしてください」と言ってしまうと、何故か対抗してくる方がいて、余計にこちらが不快になるので、「忙しい」ということは一旦伏せて、「メッセージでは無理か？」という部分のみ伝えてみると良さそうです。
相手の意図を確認する
例えば、「具体的にどのような補足でしょうか？チャットで内容をお聞きすることは難しいですか？」など
「重要でなければメッセージで済むのでは？」と、相手自身に気づかせるきっかけになりそうなメッセージを送ります。
ルールを設定する
例えば、「重要事項以外はなるべくチャットでお願いしたく思うのですが、今回は急ぎでしょうか？」など
遠回しに「この内容は本当に必要なの？」と問いかけてみます！
まとめ：1日は24時間しかありません！時間は重要！
以上、仕事において、重要な内容でもないのに逐一通話（テレビ電話）をしたがる人の心理と解決法について、今回はまとめてみました。
このページに来た方は、日頃やることが多かったり、やりたいことが多かったり、時間が足りない方が同じ悩みを感じるのではないかと、お察しします。
こういったことにイライラしたり、効率的なコミュニケーション考えるのは、自分が頑張ろうとしているお仕事（や趣味など）に真剣に取り組んでいる証拠だからと考えます。
電話やテレビ電話は、本当に必要な場合ならば、最適な手段だと思うので、ストレスは感じないかと思います。
ただ、今回の紹介したケースの様に、効率ではなく「相手都合」で決められているという場合、こちらのストレスは当然のことだと思っています。
「自分が悪いかな？」と考えて、相手を尊重し譲歩し続けると、常にストレスを抱えてしまうため鬱病になってしまったり、余計に自分にとって悪循環になってしまいます。
とはいえ、今回とりあげた相手の多くは、根本的に自己中心的な思考の方が多く、こちらの状況は、わかってもらいにくいのでは…と考えます。
まず、仕事は世間話じゃないんだから、「すごい些細なこと」で通話など逐一しないと思います。
私が自分に置き換えた場合でも、忙しそうな人に対しては「お手隙の際に確認していただけたら嬉しいです。」とメッセージを残しておきますし、
急ぎの場合は「大変急ぎで、○○の件の○○を修正したく、複雑なため直接説明させて頂いても良いですか？」など、用件をかなり具体的に相手に伝えてから時間をもらいます。
ですが、今回の様な方の大半は、「具体的な用件も」言わないけど「通話はしたい」という様な、かなり傲慢で自己中心的な考え方を持っている印象があります。
また、相手は相手で「自分は忙しい」と思っている可能性も高く、
「自分も忙しいんだから、あなたも少しくらいは協力しろよ」的な思考の場合は、もう分かり合えないのではないか、とすら思います。
まず、「デスクワーク」なのか「フィールドワーク」なのか「会議専門家」なのか…
その辺でも「忙しい」の物差しが変わってくると思います。
実制作・作業を行うデスクワークの場合、作業がとても細かい上に構成で頭をつかったり、納期も決まっているので、時間を細かく切っていて、集中力が切れると致命的なので通話は嫌がる傾向にあると思いますが、
フィールドワークで常に外出している方や、会議ばかり参加している方などは、話すのが仕事になっているので、分かり合えない部分があるのではと思います。
たださ、急ぎの会議資料を作っていたり、集中して本を読んだりゲームをしている時に、くだらないことで「通話していい？」って言われたら、絶対にみんな苛立つよね。お互い配慮することが大切なのに。
結局、「少しくらい時間が取れるだろう」と勝手に相手の時間を計っているとか、相手を見下しているとか、そういった点も原因なのかもしれませんね。
兎にも角にも、必要以上に自分の時間を奪われないよう、適切に距離を取りつつ、相手にも配慮しながら、要望を伝えていくのが最適なのではないかと思います。
みなさんの大切な「時間と集中力を守りたい！」と思うきっかけとなれば幸いです。
「すごい軽い話なのですが、補足したいので15分程通話いいですか？」